Zásady zpracování osobních údajů Aidvisora

Informační dokument poskytovatele pro uživatele webu, zákazníky a osoby využívající klientský portál. Draft připravený pro český trh na základě oficiálních veřejných zdrojů a zadaného provozního modelu Aidvisora.

Důležité: Tento text je připraven jako praktický základ pro Aidvisoru nastavenou jako SaaS/ICT nástroj pro finanční poradce. Není koncipován jako poskytování finančního poradenství ze strany poskytovatele platformy. Před spuštěním do ostrého provozu je vhodná lokální právní kontrola zejména ve vztahu k použitým funkcím AI, billingu, reklamacím a identifikačním údajům poskytovatele.

1. Kdo osobní údaje zpracovává

Správcem osobních údajů pro účely tohoto dokumentu je Aidvisora s.r.o., se sídlem Vraňany 6, 277 07 Mlčechvosty, Česká republika, IČO 05474434. DIČ bude uvedeno po přidělení.

Tento dokument vysvětluje, jak poskytovatel zpracovává osobní údaje ve vlastním postavení správce. Neřeší všechny situace, kdy poskytovatel vystupuje pouze jako zpracovatel pro své zákazníky; ty jsou popsány níže a upraveny ve zpracovatelské smlouvě.

2. Kdy vystupujeme jako správce a kdy jako zpracovatel

Jako správce zpracováváme zejména údaje související s provozem našeho webu a služby, registrací účtu, fakturací, komunikací se zákazníky, zákaznickou podporou, bezpečností služby, vyřizováním právních nároků a plněním zákonných povinností.

Jako zpracovatel naopak zpravidla vystupujeme u údajů, které do platformy Aidvisora vkládá náš zákazník ve vztahu ke svým klientům, potenciálním klientům, dokumentům, platebním přehledům, zápiskům, workflow a klientskému portálu.

Pokud jste klientem finančního poradce a vaše údaje byly vloženy do platformy vaším poradcem, je primárním správcem vašich údajů tento poradce. V takovém případě se se žádostí týkající se práv subjektu údajů obraťte nejprve na něj.

3. Jaké údaje zpracováváme jako správce

• identifikační a kontaktní údaje zákazníků a jejich uživatelů;
• údaje o objednávce, tarifu, fakturaci a platbách;
• komunikační údaje obsažené v e-mailech, formulářích, support requestech a obchodní komunikaci;
• technické údaje o používání služby, zabezpečení účtu a provozní logy;
• údaje nezbytné pro plnění zákonných povinností, účetnictví a obranu právních nároků.

4. Účely a právní základy zpracování

Účel

Právní základ

Běžná retenční logika

zřízení a správa účtu, poskytování služby

plnění smlouvy a kroky před uzavřením smlouvy

po dobu trvání služby a přiměřenou dobu po ukončení

fakturace, účetnictví a daňové povinnosti

splnění právní povinnosti

po zákonem vyžadovanou dobu

zákaznická podpora a provoz komunikace

plnění smlouvy a oprávněný zájem na řádném provozu

po dobu potřebnou k vyřízení požadavku a ochraně práv

bezpečnost, prevence zneužití a interní logování

oprávněný zájem na bezpečnosti služby

po dobu přiměřenou povaze logu a riziku

vymáhání a obrana právních nároků

oprávněný zájem

po dobu trvání relevantních nároků

marketing vůči podnikatelům v dovoleném rozsahu

oprávněný zájem nebo souhlas, vyžaduje-li se

do odhlášení nebo zániku důvodu

Pokud zpracováváme osobní údaje jménem zákazníka jako zpracovatel, řídíme se jeho pokyny a právním základem, který nese odpovědnost zajistit zákazník.

5. AI funkce a dokumentové zpracování

Pokud zákazník využívá funkce AI, mohou být vybrané dokumenty, texty nebo metadata technicky zpracovány za účelem interních informativních výstupů, jako je extrakce, sumarizace, třídění nebo vytvoření draftu interního úkolu.

Tyto AI výstupy nejsou určeny jako přímé doporučení koncovým klientům. V roli správce zpracováváme pro vlastní účely pouze údaje potřebné k provozu účtu, bezpečnosti, logování a zákaznické podpoře; samotný obsah klientských dokumentů je typicky zpracováván jménem našeho zákazníka jako zpracovatele.

Praktický doplněk: U produkčního nasazení je vhodné v administraci i ve veřejné dokumentaci uvést, zda jsou AI funkce aktivní, jaké kategorie dokumentů se přes ně zpracovávají a jaké regionální nastavení je použito u poskytovatele AI API.

6. Příjemci a kategorie zpracovatelů

Osobní údaje můžeme zpřístupnit našim smluvním partnerům, kteří pro nás zajišťují části provozu služby, například cloudovou infrastrukturu, hosting, databázové služby, e-mailové a notifikační služby, analytické či bezpečnostní nástroje, AI API nebo poskytovatele zákaznické podpory.

Tyto subjekty zavazujeme k odpovídající důvěrnosti a ochraně dat. Aktuální klíčové kategorie poskytovatelů odpovídají architektuře služby, typicky cloud databázi a storage, aplikačnímu hostingu a poskytovateli AI API.

Konkrétní seznam klíčových subprocesorů pro data zpracovávaná jménem zákazníka je obsažen ve zpracovatelské smlouvě nebo v její příloze.

7. Předání do třetích zemí

Osobní údaje nepředáváme mimo Evropský hospodářský prostor bez odpovídajícího právního základu a vhodných záruk.

Pokud je v souvislosti s infrastrukturou nebo AI API použit poskytovatel s možným mezinárodním přenosem, přijmeme odpovídající mechanismus podle použitelných právních předpisů, například rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky.

Je-li pro konkrétní službu dostupné evropské regionální nastavení, usilujeme o jeho použití přiměřeně provoznímu modelu služby.

8. Doba uchování

• Údaje o účtu a smluvním vztahu uchováváme po dobu trvání služby a poté po dobu potřebnou pro řešení nároků, auditní stopu a plnění zákonných povinností.
• Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu vyžadovanou právními předpisy.
• Support a bezpečnostní logy uchováváme po dobu odpovídající jejich účelu, povaze incidentů a potřebě ochrany systému.
• Údaje, které zpracováváme jménem zákazníka, uchováváme podle pokynů zákazníka a podle zpracovatelské smlouvy.

9. Vaše práva

Jako subjekt údajů máte zejména právo na přístup k osobním údajům, právo na opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Pokud však naše role není role správce, ale pouze zpracovatele pro našeho zákazníka, je nutné uplatnit tato práva primárně vůči příslušnému zákazníkovi jako správci.

Pro uplatnění práv nás můžete kontaktovat na e-mailu podpora@aidvisora.cz. Před vyřízením žádosti si můžeme ověřit vaši totožnost přiměřeným způsobem.

10. Zabezpečení

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření s cílem chránit osobní údaje před neoprávněným přístupem, ztrátou, zničením, změnou nebo jiným zneužitím.

Bezpečnostní opatření pravidelně přehodnocujeme s ohledem na rizika, povahu služby a vývoj technologií. Přesto nelze zaručit absolutní bezpečnost žádného internetového řešení.

11. Změny tohoto dokumentu

Tento dokument můžeme přiměřeně aktualizovat zejména při změně služby, právních požadavků, subprocesorů nebo používaných technologií.

Aktuální verzi zveřejníme na webu nebo jiným vhodným způsobem zpřístupníme v rámci služby.

12. Kontaktní údaje

Identifikační údaje správce a kontakty pro právní a privacy agendu jsou uvedeny v záhlaví této stránky.

Kontaktní e-mail pro privacy agendu: podpora@aidvisora.cz.

13. Mobilní aplikace Aidvisora (iOS a Android)

Mobilní aplikace Aidvisora pro iOS a Android je hybridní aplikace postavená nad platformou Capacitor. Obsah aplikace je z větší části načítán ze zabezpečeného webového rozhraní www.aidvisora.cz ve vestavěném prohlížečovém okně (WKWebView na iOS, WebView na Androidu). Pro účely ochrany osobních údajů platí stejná pravidla jako pro webovou verzi; níže uvedené zpracování vzniká navíc díky nativnímu běhovému prostředí zařízení.

Kategorie údajů specifické pro mobilní aplikaci

• Push token přidělený platformou operačního systému (Apple APNs na iOS, v pozdější verzi Google FCM na Androidu). Slouží pouze pro doručení oznámení z aplikace na zařízení uživatele a je vázán na aktivní instalaci aplikace. Uživatel jej může kdykoli odvolat odepřením oprávnění v nastavení operačního systému; aplikace vás o oprávnění žádá samostatným dialogem.
• Technické identifikátory zařízení potřebné k provozu aplikace (typ platformy, verze operačního systému, verze aplikace). Tyto údaje jsou používány pro směrování oznámení, telemetrii chyb a ladění.
• Soubory a obsah z kamery nebo fotogalerie, které uživatel aktivně zvolí v rámci funkce skenování dokumentu nebo nahrání přílohy. Aplikace ke kameře a fotogalerii přistupuje pouze po udělení oprávnění a pouze pro vybrané soubory; nedochází ke skrytému čtení obsahu zařízení.
• Obsah sdílený prostřednictvím systémové funkce "Sdílet" (iOS Share Extension, Android Send Intent). Uživatel vědomě volí soubor, který do aplikace přechází. Aplikace přijatý obsah zpracovává dále shodně s nahráním dokumentu přes webové rozhraní.
• Minimální diagnostická data o pádech aplikace a provozních chybách uvnitř webového okna (service Sentry). Tato data neobsahují obsah dokumentů ani osobní údaje klientů; obsahují technický kontext incidentu (stack trace, route, verze aplikace).

Aplikace zásadně nevyužívá tracking, reklamní identifikátory ani cross-app tracking. Nesbíráme data pro reklamní účely. Telefon nebo tablet nepoužíváme k profilování mimo účely nezbytné pro provoz služby.

Klíčoví poskytovatelé pro mobilní aplikaci: Supabase (Authentication, Database, Storage) jako primární backend, Sentry pro diagnostiku chyb, Apple Push Notification service (APNs) pro iOS oznámení a Google Firebase Cloud Messaging (FCM) pro Android oznámení v případě, že je tato funkce v příslušné verzi aplikace aktivní. Obsah dokumentů zpracovávaný AI funkcemi je nadále předáván zákazníkem zvoleným AI poskytovatelům, zejména Anthropic a OpenAI, jako subprocesorům pro účely extrakce, sumarizace a tříděných výstupů; tyto kategorie odpovídají zpracování popsanému výše pro webovou verzi a zpracovatelské smlouvě.

V aplikaci nelze z důvodu pravidel obchodů provozovatelů mobilních platforem dokončit objednávku ani změnu placeného předplatného. Správa tarifu, platebních metod, faktur a promo kódů probíhá výhradně na webu na adrese www.aidvisora.cz. Pro účely ochrany osobních údajů zůstává Stripe odpovědným zpracovatelem platebních údajů shodně s webem.

Oprávnění operačního systému, o která mobilní aplikace žádá

• Přístup ke kameře – pouze pro pořízení fotografie dokumentu v rámci skenování nebo nahrání přílohy.
• Přístup k fotogalerii / fotkám – pouze pro výběr existujícího souboru pro nahrání.
• Přístup k oznámením (push) – pouze pro zasílání provozních oznámení aplikace (požadavky, zprávy, připomenutí).

Každé oprávnění je dobrovolné. Lze jej kdykoli odvolat v systémovém nastavení telefonu nebo tabletu. Odvolání oprávnění neomezí přihlášení do aplikace, pouze znepřístupní příslušnou funkci (např. skenování bez přístupu ke kameře).

Datum účinnosti dokumentu: 27. 3. 2026.